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O órgãos máximo que preside aos destinos da Ordem é a Mesa, composta pelos seguintes Irmãos: Ministro, Vice-Ministro, Secretário, Síndico, Definidor Eclesiástico, Vigário do Culto Divino e sete definidores, obrigatoriamente seculares.
Como órgão administrativo da Ordem as suas decisões eram irrevogáveis. no entanto, em determinadas matérias de maior gravidade consultava-se o definitório, sendo a convocação deste um expediente administrativo extraordinário.
Secção composta pelas atas da Mesa Administrativa, registos de entradas de Irmãos que deveriam passar pela aprovação da Mesa, registo dos Irmãos noviços e das Profissões, registo dos Irmãos Zeladores e, por fim, o registo da correspondência expedida e recebida.

Esta série documental regista o primeiro estágio de integração na Ordem. O noviciado era um período de prova (geralmente de um ano) em que o candidato testava a sua vocação e a Ordem avaliava a sua idoneidade.
Série constituída por processos individuais que documentam as diferentes etapas — devidamente datadas — que cada candidato tinha de percorrer até à sua Profissão na Ordem Terceira de São Francisco do Porto. Essas etapas são as seguintes:
Data de candidatura — data de entrega do processo na Instituição, raramente mencionada nas fontes;
Data de justificação — data em que a Mesa exige ao candidato a comprovação da sua "limpeza de sangue";
Data de admissão ao Santo Hábito — data em que o candidato é formalmente admitido a receber o Santo Hábito;
Data de tomada do Santo Hábito — data em que o candidato veste o Hábito e passa à condição de Irmão Noviço;
Data da Profissão — data em que professa e torna-se efetivamente Irmão da Ordem Terceira da Penitência de São Francisco.
A entrada de irmãos e irmãs na Venerável Ordem Terceira de São Francisco pressupõe, obrigatoriamente, a apresentação de uma petição que, após análise e verificação de sua conformidade com os Estatutos, determina a admissão do requerente na qualidade de noviço ou noviça. A esta petição podem ser anexados documentos comprovativos de "limpeza de sangue", os quais podem assumir diferentes formas: declaração prestada por pessoa do conhecimento do candidato (como, por exemplo, o pároco da sua freguesia); informações recolhidas através de inquérito conduzido diretamente pela Instituição junto de testemunhas devidamente identificadas, pertencentes ao círculo social do candidato, mas nunca seus familiares; ou, ainda, a Inquirição de genere do próprio candidato.
Cada registo inclui o nome e as datas de entrada e de profissão dos irmãos e irmãs franciscanos seculares na Ordem. Na maioria dos casos, regista também a sua filiação, o nome do cônjuge, a idade, a naturalidade (localidade e freguesia), a residência (rua ou lugar e freguesia) e eventuais observações.

Entradas de Irmãos do ano de 1699, os assentos incluem detalhadamente:
Ato de Receção: Registo formal do momento em que o indivíduo é admitido como "irmão", incluindo o nome do Ministro ou do oficial da Ordem que presidiu à cerimónia.
Dados Biográficos: Nome completo, estado civil e, crucialmente, a profissão ou "qualidade" do indivíduo (ex.: mercador, mestre de ofício, clérigo).
Filiação e Naturalidade: Menção aos pais e à freguesia de origem, destinada a atestar a honradez do candidato.
Obrigações Financeiras: Indicação do valor da joia ou da esmola de entrada paga à Tesouraria. Este valor era variável consoante as posses e o estatuto do irmão.
Deveres Espirituais: Referência à aceitação da Regra da Ordem e ao compromisso com as práticas de devoção e de caridade.

Entradas de Irmãos 1671-1672: Inclui o registo dos nomes e das datas de entrada dos irmãos e irmãs franciscanos seculares na Ordem Terceira, bem como a data da sua profissão na Ordem.
Regista também, na maior parte dos casos, a sua filiação, o nome do cônjuge, a idade, a naturalidade (localidade e freguesia), a residência (rua ou lugar e freguesia) e as observações.